Hindari Pemalsuan Dokumen, Pemda Bombana Miliki Pedoman Tata Naskah Dinas

BOMBANA, LENTERASULTRA.COM- Persoalan adminsitrasi terutama dalam penulisan tata naskah dinas dalam birokrasi sering kali dianggap remeh. Bahkan tidak sedikit pegawai yang bertugas dibagian adminsitrasi sedikit kebingungan saat menyusun naskah dinas.Nah persoalan ini menjadi perhatian serius Dinas Perpustakaan dan Kerasipan Pemda Bombana.

Demi  menyamakan persepsi serta aturan baku tata naskah dinas dan persuratan, instansi pimpinan Achmad Tona ini menggelar sosialisasi pengelolaan arsip dinamis dan bimbingan teknis jadwal retensi arsip serta tata naskah dinas lingkup Pemerintah Kabupaten Bombana. Sosialisasi ini sudah tuntas dilaksanakan. Kegiatannya dihelat di Auditorium Kantor Bupati Bombana selama dua hari mulai 27 hingga 28 Januari 2019.

Peserta yang dihadirkan mulai dari pegawai disemua Dinas dan Badan, Camat, Lurah dan Kepala Desa serta anggota tim penggerak PKK dan Dharma Wanita di Kabupaten Bombana. Sedangkan pemateri yang didatangkan adalah Rudi Andri Syahputra, Arsiparis Madya dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Rudi Andri Syahputra mengatakan, sosialisasi dan bintek tata naskah dinas dan penyusunan retensi arsip  merupakan implementasi dari amanat Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan. Kegiatan tersebut, juga sebagai ajang sosisilasisai peraturan Bupati Bombana nomor 41 tahun 2019, terkait pedoman tata naskah dinas dilingkup Pemda Bombana.

Rudy berharap, dengan terbitnya Peraturan Bupati tersebut, aparat Pemda Bombana dalam menjalankan tugas-tugas keseharian di birokrasi, punya satu acuan baku dalam penulisan tata naskah dinas, persuratan dan sebagainya. “Jika ini dilakukan, maka tidak ada lagi perbedaan antara satu SKPD dengan yang lain. Penulisan tata naskah dinas, sudah seragam. Penulisan surat-surat di Bombana sudah punya satu format surat yang sama, mulai kop surat, huruf, bahkan hal-hal tehnik,  seperti jenis kertas,  pelimpahan kewenahan siapa yang tanda tangan,” kata Rudi Andri saat memberikan sosialisasi dihadapan seratusan pegawai di Pemda Bombana.

Rudi bilang, kesamaan penulisan tata naskah dinas itu dinilai sangat penting karena, tata naskah dinas menjadi salah satu pondasi awal dari penyelenggaran kearsipan. Tata naskah menentukan tingkat otentifikas sebuah dokumen. Dari tata naskah dinas juga bisa diketahui, apakah dokumen yang diterima betul-betul dikeluarkan oleh organisasi perangkat daerah (OPD) yang mempunyai fungsi ditempat itu atau tidak. Selain itu, persamaan penulisan tata naskah dinas untuk menghindari pemalsuan dokumen.

Begitu juga dengan jadwal retensi arsip (JRA). Menurut Rudi, JTA juga sangat penting dalam rangka mengantisipasi arsip yang banyak. “Bagaimana pelestarianya, mana arsip yang kategori permanen, yang akan disimpan di perpustakaaan,  serta mana arsip yang tidak punya nilai guna yang kita sebut sebagai arsip yang bisa dimusnakahkan. Sehingga dengan JRA ini tidak akan menumpuk lagi arsip di pojok ruangan dengan status tidak jelas nasib akhirnya, atau arsip ini ditumpuk samapai secara alamiah akan hilang atau bagaimana,” ungkapnya.

Penulis : Adhi